Check-in chaos? Tijd om het check-in proces onder de loep te nemen.

Als je in de logistiek werkt, ken je dit scenario. Tientallen vrachtwagens arriveren op uw terrein, vaak allemaal tegelijk. Chauffeurs spreken verschillende talen. Papieren vliegen in het rond. Het inchecken duurt eeuwen. Het verkeer stapelt zich op. En als de chauffeurs eenmaal op het terrein zijn? Veel succes met het vinden van de juiste persoon als er eindelijk een laadperron vrijkomt.

Het is een proces dat al twintig jaar niet veranderd lijkt te zijn. Bedrijven staan echter onder toenemende druk om snellere doorlooptijden, strakkere schema’s en meer vrachtwagens te beheren met hetzelfde (of minder) personeel. Er is geen ruimte voor frictie. En toch is wrijving precies wat traditionele check-in- en check-outprocessen veroorzaken.

Een meertalige puzzel

Laten we beginnen met de basis. Jullie incheckbalie of bewaking aan de poort is vaak het eerste contactpunt én het eerste punt van verwarring. Chauffeurs komen uit heel Europa of zelfs verder. Niet iedereen spreekt de lokale taal, en proberen uit te leggen waar ze moeten parkeren of naar welke laadperron ze moeten gaan, verandert in een spelletje uitbeelden.

Fouten gebeuren. Verkeerde trailer in het verkeerde laadperron. Verloren tijd. Verloren geduld.

Een yardmanagementsysteem biedt een digitaal inchecksysteem met meertalige ondersteuning, dat een einde maakt aan al deze problemen. Chauffeurs krijgen duidelijke, visuele instructies in hun voorkeurstaal op hun telefoon of bij een kiosk. Uitleggen is niet nodig, misverstanden zijn uitgesloten.

Papierwerk vertraagt alles

Manuele registratie betekent dat chauffeurs moeten wachten terwijl iemand gegevens intypt die eerder hadden kunnen worden ingevoerd. Documenten worden afgedrukt, ondertekend, gescand en raken zoek in een stapel. Ondertussen wordt de rij aan de poort steeds langer.

Met digitaal inchecken kunnen chauffeurs zich van tevoren registreren, zonder hun vrachtwagen te verlaten of het terrein te betreden. Dat betekent minder administratie voor jullie team en minder wachttijd voor iedereen.

Files bij de poort

Piekuren zouden geen paniekuur mogen zijn. Maar wanneer alle chauffeurs binnen dezelfde periode van 30 minuten arriveren en het inchecken te lang duurt, leidt dit tot opstoppingen buiten en binnen jullie terrein.

Yardmanagementsystemen zoals Peripass bieden hiervoor verschillende oplossingen. Een combinatie van mobiele en kioskregistraties maakt het mogelijk om meerdere registraties tegelijkertijd uit te voeren. De meeste klanten van Peripass slagen erin om de registratietijd van chauffeurs terug te brengen van gemiddeld 9 minuten naar 90 seconden, wat betekent dat je chauffeurs sneller kunt verwerken.

Door constant met chauffeurs te communiceren, kunt u wachttijden doorgeven en chauffeurs naar parkeerzones leiden in plaats van ze bij de poort te laten wachten. Dat maakt uw terrein veiliger en zorgt ervoor dat uw activiteiten soepel blijven verlopen.

Waar is die chauffeur?

Eén van de meest voorkomende klachten van magazijnmedewerkers: “We hebben een vrij laadperron, maar we kunnen de chauffeur niet vinden.” Misschien hebben ze ver weg geparkeerd. Misschien slapen ze. Hoe dan ook, ze zijn gewoon niet bereikbaar. En trage reactietijden kosten bedrijven geld.

Met digitale YMS-platforms zoals Peripass kan je chauffeurs direct in hun eigen taal een bericht sturen of bellen zodra ze ter plaatse zijn. Geen medewerkers meer die over het terrein lopen om iemand te zoeken. Wanneer een laadperron vrijkomt, krijgen chauffeurs direct de informatie.

Het komt hierop neer

Efficiënt in- en uitchecken is cruciaal om uw supply chain flexibel te houden. Met de juiste yardmanagementsoftware elimineer je frictie, stroomlijnt u de doorstroming op het terrein en geef je elk team zichtbaarheid en controle, van de poort tot het laadperron.

Want laten we eerlijk zijn: logistiek is al complex genoeg. Het inchecken van een chauffeur zou dat niet moeten zijn.