Bram Van Coillie, Warehouse Manager van de Stow Group, werkt al 7 jaar voor Stow en heeft de groei van het bedrijf van dichtbij meegemaakt. Ook de site in Dottignies. “In de beginjaren verscheepten we ongeveer 95.000 ton coils per jaar vanuit Dottignies. Ter vergelijking: vandaag verzenden we ongeveer 160.000 ton per jaar. Het aantal in- en uitgaande vrachtwagens is dus enorm toegenomen, met onveilige situaties en veel opleggers tot gevolg. Het parkeerterrein is beperkt in omvang, maar er wordt gewerkt aan uitbreidingsplannen. De eerste aanvraag voor Peripass, 4 jaar geleden, nog onder de naam Behind The Buttons, was om iets te doen aan de toegangscontrole voor vrachtwagens, vooral in het kader van veiligheid en gezien de groei.”
Veiligheid is de belangrijkste motivatie voor Stow om Peripass op de locatie te implementeren. “Ons belangrijkste doel was om ons personeel te beschermen door hun aantal tussen de vrachtwagens te beperken. Vroeger was het zo dat mensen de chauffeurs op de parkeerplaats tegenkwamen, heen en weer lopend, om ze persoonlijk te informeren over wie wel en wie niet naar binnen mocht rijden. De implementatie omvatte de installatie van slagbomen, de uitrol van de Self-Service Kiosk en het afstemmen van de toegangscontrole op de wensen van Stow. Door de toegang te automatiseren, konden we ook de efficiëntie van onze medewerkers verbeteren.
“Vroeger was het zo dat mensen de chauffeurs op de parkeerplaats tegenkwamen, heen en weer lopend, om ze persoonlijk te informeren over wie er wel of niet naar binnen mocht rijden.”
“Het huidige proces is nog niet volledig autonoom, maar dat is een bewuste keuze omdat we de papieren toch zelf wilden overhandigen en controleren. Voor inbound willen ze een getekende afleverbon ontvangen; dat gebeurt op de kades. Voor outbound gebeurt dit op kantoor bij het logistiek informatiepunt. In de beginfase wilden we dit nog niet veranderen.”
“Inbound en outbound zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen, wat tot onveilige situaties heeft geleid. Het initiële verzoek was dan ook om iets te doen aan de toegangscontrole voor vrachtwagens, met name in het kader van de veiligheid van onze medewerkers.”
“De vrachtwagens komen aan op de site, waar de chauffeurs zich registreren op het Peripass-platform. Ze ontvangen een pincode om via een tourniquet en slagbomen toegang te krijgen tot het terrein. Ze registreren zich bij het informatiepunt en ontvangen de benodigde papieren. Daarna keren ze terug naar hun vrachtwagen en krijgen ze per sms bericht wanneer ze naar binnen kunnen rijden en waar ze naartoe moeten. Chauffeurs kunnen het terrein oprijden met de PIN-code die ze hebben ontvangen. Als ze weer naar buiten rijden, moeten de papieren worden afgetekend en in sommige gevallen moet er een extra controle plaatsvinden op het vastzetten van het materiaal of een controle van de afleverbon. Ze kunnen het terrein verlaten met dezelfde pincode die door het Peripass-platform is gegenereerd.”
“Chauffeurs registreren zich op het Peripass-platform en ontvangen een pincode om toegang te krijgen tot de site.”
“In de tussentijd zijn onze behoeften veranderd, wat betekent dat er veel nieuwe ontwikkelingen in de pijplijn zitten. Het registratieproces verloopt nog niet volledig automatisch. Door het gebruik van Peripass kregen we een beter inzicht in de behoeften. We willen overgaan op een systeem waarbij fysiek contact tussen receptiemedewerkers en vrachtwagenchauffeurs niet meer nodig is.”
“Door het gebruik van Peripass zijn nieuwe behoeften duidelijk geworden en staan nieuwe ontwikkelingen op stapel.”
“In veel bedrijven zullen nu snel stappen worden ondernomen om het contact volledig te elimineren. Stow moet ook het eerste intermenselijke contact elimineren. Niet alleen vanwege Covid-19 en gezondheidsredenen, maar ook omdat we te maken hebben met 12 tot 14 verschillende talen. Omdat we nog steeds persoonlijk contact onderhouden, ondanks het gebruik van de Self-Service Portal, leidt dit nog steeds tot communicatieproblemen, soms met frustraties en verhitte discussies tot gevolg. Daar willen we helemaal vanaf.”
“We willen meer communiceren met de chauffeurs via tekst, maar het liefst via beeld. Daar is nu een oplossing voor: alle informatie wordt visueel gepresenteerd op de Self-Service Portal en moet worden afgevinkt. Veiligheidsvoorschriften en/of algemene instructies voor het betreden van het bedrijventerrein: Luchtvering loslaten als je binnenrijdt om te voorkomen dat je de bovenloopkraan raakt is een typisch voorbeeld. Door operationele instructies en veiligheidsrichtlijnen te digitaliseren, kunnen we beter bijhouden wie onze richtlijnen heeft geaccepteerd.”
“Nu worden alle richtlijnen alleen op papier verstrekt, maar er wordt niets ondertekend. Daarom zijn we in de toekomst veel beter gedekt, omdat de afgevinkte lijst aan de vervoerder zelf kan worden getoond. In geval van een geschil kunnen we perfect aantonen dat de chauffeurs inderdaad akkoord zijn gegaan met onze vereiste richtlijnen. Dit zit nu allemaal in de pijplijn en we moeten dit snel voor elkaar krijgen zodat we meer op deze manier kunnen werken.”
“Wat we ook op korte termijn willen uitrollen is het opzetten van aparte dispatch dashboards voor de verschillende locaties op de site. Op dit moment worden alle logistieke activiteiten weergegeven op één dispatch dashboard, waarbij een fysiek persoon handmatig dispatching doet tussen de verschillende laad- en losdocks. We willen dit opsplitsen en zorgen voor een apart dispatch dashboard per gate: elke operator of medewerker beheert een gate of laadperron en kan zijn eigen geregistreerde vrachtwagens zien en beheren. Zo kunnen we de rol van ‘sub dispatcher’ vermijden.”
“Op dit moment werken we nog niet met inbound planning, maar in de toekomst willen we Peripass daarvoor gebruiken: we willen het platform gebruiken om de verdeling en bezetting van de laaddocks te monitoren.”
“We werken nog niet met inbound planning, maar in de toekomst willen we Peripass gebruiken om de distributie en bezetting van de laaddocks te monitoren. Of door te werken met standaard exports, met Excel draaitabellen of in Peripass. Hiervoor moeten we intern nog wel de keuzemenu’s voorbereiden voor de Self-Service Portal.”
“We merken dat wanneer we chauffeurs vrij tekst laten invullen, namen en namen van vervoerders op allerlei verschillende manieren gespeld worden waardoor er geen duidelijke lijsten gemaakt kunnen worden voor de rapportage. Door te werken met een keuzemenu met vooraf ingevulde informatie, die alleen aangevinkt hoeft te worden, wordt het mogelijk om de gegevens veel sneller en eenvoudiger te analyseren. We willen dit ook meenemen in de volgende upgrade die momenteel wordt uitgevoerd.”
“Naast de inhoud moet ook de koppeling met SAP worden voorbereid. Op dit moment rollen we de huidige versie van SAP uit over alle sites in de groep om op een uniforme, geautomatiseerde manier te kunnen werken. Daarna zullen we alle sites upgraden naar S4Hana, de meest recente versie van SAP. We bekijken hoe we de nodige middelen kunnen vrijmaken om de echte verbinding te maken tussen de twee platformen en Peripass.”
“De volgende stappen worden momenteel besproken met het Peripass Customer Success team: de lopende projectintegratie met SAP, het vermijden van fysiek contact bij de receptie, het verder automatiseren van de toegangscontrole en het opzetten van aparte dispatch dashboards. Er worden nieuwe sessies gepland om te zien wat Peripass kan doen, maar ook volgens de middelen die beschikbaar zijn in het SAP-team van Stow. Het product opnieuw in detail bekijken om te zien wat we nog meer kunnen gebruiken, is voor ons de moeite waard gebleken. Het brengt ons dichter bij een autonoom registratieproces.”
“Het product opnieuw in detail bekijken om te zien wat we nog meer kunnen gebruiken, is voor ons de moeite waard gebleken.”
Ontdek waarom bedrijven zoals Bridgestone, Alpro en Saint-Gobain Peripass gebruiken om hun werven te beheren. Vul het formulier in om te zien hoe onze software werkt.
