Fiege

Fiege had een kleine site van 20.000 m2 in Puurs die onlangs na renovatie werd uitgebreid tot een site van 50.000 m2. Christoph Verhavert, Project Manager België bij Fiege: “Inkomend en uitgaand vrachtwagenverkeer was vroeger erg beperkt, maar nu is het erg druk”.

“We hebben dagelijks zo’n 80 vrachtwagens die aankomen bij Fiege om te lossen en zo’n 40 die vertrekken met de uitgaande goederen, waardoor we een veel beter overzicht nodig hadden. Vroeger reed iedereen gewoon naar het terrein. Onze receptie is halverwege het gebouw. Het gevolg was dat er op die plek regelmatig gevaarlijke manoeuvres plaatsvonden – achteruitrijden, keren, enz. – waarbij geen rekening werd gehouden met de voetgangers die zich op dat moment tussen de vrachtwagens door slingerden.”

“Er was ook geen totaaloverzicht of coördinatie. Iemand die om 8 uur een afspraak had, reed al om 6 uur het terrein op en verwachtte dan afgehandeld te worden, waardoor het erg lastig was om je aan een planning met het magazijn te houden. Nu we Peripass hebben geïnstalleerd, roepen we de vrachtwagens pas op wanneer we ze daadwerkelijk kunnen laden of lossen.”

“Nu we Peripass hebben geïnstalleerd, roepen we de vrachtwagens alleen op als we ze ook echt kunnen laden of lossen. Inkomend en uitgaand vrachtwagenverkeer was vroeger erg beperkt, maar nu is het erg druk.”

“Het klopt dat we lang hebben gewacht om dit efficiëntie verbeterende procesop gang te brengen, omdat het een grote investering betekent. Naast het softwarepakket moet je investeren in camera’s, hekken, slagbomen, het leggen van detectielussen onder de bestrating op de parkeerplaats, verlichting, bewegwijzering, enzovoort. Dit zijn allemaal kleine uitgaven, maar als je alles bij elkaar optelt, heb je het over een flink budget – een budget dat moet worden goedgekeurd en vrijgemaakt. Dat gebeurt niet allemaal zomaar.”

“Het was erg moeilijk om je aan een planning te houden: vervoerders reden wanneer het hen uitkwam.”

“We combineren cross-dock operaties met warehousing. We hebben veel verschillende klanten, variërend van de internationale supermarktketen Makro tot e-commercebedrijven. Ze hebben allemaal hun eigen specifieke processen, waardoor we in totaal 17 verschillende stromen hebben. Vooral onze cross-dock diensten zijn een uitdaging. Deze worden vaak geleverd door joint-cargo bedrijven en die chauffeurs hadden de gewoonte om hier zonder afspraak te komen opdagen. We hadden absoluut geen middelen om deze jongens buiten te houden. We voelden ons echt een beetje als de Fiege vuilnisbak, het bedrijf waar je kunt doen en laten wat je wilt.”

“Vanaf het moment dat we met Peripass zijn begonnen, zijn die vervoerders verplicht om een afspraak te maken en hebben ze moeten werken aan de houding van hun chauffeurs en backoffice. Ze moeten nu veel beter georganiseerd zijn. Tijdens de ‘go-live’ was het heel opvallend dat de meeste chauffeurs hun slotnummer niet kenden. De backoffice zei: ‘Rijd gewoon naar Fiege’ zonder die informatie aan hen door te geven. Nu zijn we een paar maanden verder en de gevallen dat iemand deze referentie nog steeds niet heeft, zijn zeer zeldzaam.”

“We hadden 17 verschillende verkeersstromen.”

“De wachttijden zijn aanzienlijk verkort en dat is goed nieuws voor onze klanten. Toch komt het nog wel eens voor dat een leverancier bij onze klanten bitter klaagt over ‘de lange wachttijden’, maar gelukkig hebben we dankzij Peripass nu de ideale munitie. We kunnen nu tot in detail zien wanneer de transporteur is aangekomen, wanneer het transport is gepland en wanneer het is afgehandeld. Het is niet onze fout als en wanneer iemand veel te vroeg of veel te laat komt.”

“Onlangs hadden we bijvoorbeeld een situatie waarin een leverancier klaagde dat zijn chauffeur “de hemel weet hoe lang” had moeten wachten. In Peripass konden we zien dat de chauffeur om 10 uur ’s ochtends aankwam en om 10.15 uur zijn toegangscode voor de slagboom kreeg. Maar hij reed pas om 11 uur ’s ochtends daadwerkelijk naar binnen omdat hij in de tussentijd een dutje had gedaan (lacht). In die zin zou het handig zijn als we onze eindklanten via een dashboard ook toegang kunnen geven tot die gegevens.”

“Dankzij Peripass zijn we nu gewapend met de ideale munitie bij klachten over wachttijden.”

“Onze eerste uitrol ging helemaal mis. We hadden maar een kwartier nodig om te zien dat onze eerste opzet helemaal verkeerd was. Daarna hebben we alles bewust in het slop laten raken, zodat we de grote en kleine problemen konden lokaliseren en op basis daarvan een strategie konden opstellen. Een van de dingen die toen naar voren kwam, was dat coureurs niet wisten waar de vangrail was omdat deze slecht verlicht was. In plaats van daar een boog te plaatsen, waarvoor je ook een paal en extra kabelwerk zou moeten regelen, kozen we ervoor om de slagboom te verlichten met LED-strips – groen aan de ene kant en rood aan de andere kant, zodat de richting van de verkeersstroom meteen duidelijk was.”

“Onze eerste uitrol verliep helemaal verkeerd. Het duurde slechts een kwartier voordat we doorhadden dat onze eerste opzet helemaal verkeerd was.”

“We hebben nu gekozen voor één grote wachtruimte buiten de perimeter. Zodra de vrachtwagens arriveren en hun slot vrij komt, krijgen ze een sms met een toegangscode. Zodra ze op het terrein zijn, krijgen ze een bericht dat het laadperron aangeeft.”

“We hebben een aparte flow voor Makro omdat dit beter in de gaten gehouden moet worden. Hier moeten de chauffeurs eerst naar een van de vijf wachtplaatsen bij de receptie. Afhankelijk van het gereserveerde slot wordt de chauffeur gevraagd om door te lopen naar de receptie, waar de documenten worden gecontroleerd, eventuele wijzigingen worden doorgevoerd en de goederenontvangstnota wordt opgesteld. Zodra de chauffeur is vertrokken naar een van onze 50 docks, mag de volgende de receptie in.”

Waar ging het dan zo mis bij de uitrol? “Goh, het is een geval van ‘failure to plan is planning to fail’. Een deel ervan is zeker te wijten aan een ontoereikende projectplanning van onze kant. We organiseerden de ‘go-live’ op een moment dat de site zelf nog niet helemaal klaar was, omdat de bewegwijzering nog niet klaar was. Dit leidde tot verwarring, en papier kan zich ook naar je hand zetten. Onze ideeën waren op papier heel overtuigend, maar in de praktijk bleken ze niet effectief. We hebben daarom het interne verkeersplan voor de parkeerplaats opnieuw bekeken en de les die we daaruit trokken was dat de eerste ‘go-live’ eigenlijk een testrun had moeten zijn. We hadden ook moeten zorgen voor betere communicatie met klanten en leveranciers. In een heel laat stadium hebben we ze pas laten weten dat Peripass live zou gaan en dat ze hun eigen organisatie daarop moesten afstemmen.”

Hoe zou Peripass nog beter kunnen worden? “Een nog verdergaande rapportering en dashboarding zou voor mij een enorme meerwaarde betekenen. Maar daar heb ik al op gewezen en ik weet dat ze er al mee bezig zijn. Zo kunnen we op een veel klantvriendelijkere manier rapporteren aan onze klanten en ervoor zorgen dat onze afgesproken doelstellingen snel en eenvoudig inzichtelijk zijn.”

“Er was geen sprake van het afschuiven van de verantwoordelijkheid, maar gewoon een houding van: laten we dit oplossen”.

Wat is er veranderd sinds Peripass is geïnstalleerd? “Het belangrijkste verschil is dat we nu veel objectiever kunnen werken. We hebben nu ook veel meer mogelijkheden om de planning af te dwingen en chauffeurs te verplichten zich aan de slotafspraken te houden. Chauffeurs vinden dit ook een eerlijker systeem. Als ze nu te vroeg komen, kijken we of we ze kunnen inpassen, maar als dat niet mogelijk is, accepteren ze dat. En als blijkt dat we ze eerder kunnen afhandelen, zijn ze ons dankbaar.”

“We kunnen nu veel objectiever werken, met een datagestuurde aanpak en op basis van KPI’s. Dat past bij onze internationale doelstellingen. Dat sluit aan bij onze internationale doelstellingen.”

“In de contacten met onze klanten hebben we nu meer middelen om op terug te vallen als er discussies en argumenten ontstaan. We kunnen nu snel zinloze discussies in de kiem smoren omdat we nu objectieve gegevens hebben die aantonen wat er gebeurd is. Fiege werkt ook veel meer datagestuurd en op basis van KPI’s, en Peripass laat ons toe om ook in dit opzicht gegevens heel objectief te analyseren: minder buikgevoel, meer feiten.”

“Onze medewerkers in de goederenontvangst hebben veel minder stress nu ze eindelijk de chauffeursstroom onder controle kunnen houden. Onze medewerkers vinden het ook gemakkelijk om met Peripass te werken omdat het een zeer intuïtief drag-and-drop platform is. De communicatie met de chauffeurs is ook veel gemakkelijker geworden. Als we een chauffeur niet vinden, hebben we nu zijn contactgegevens en kunnen we snel contact met hem opnemen door hem te bellen of een sms te sturen. Bovendien is het rijden en rondlopen op onze site nu veel veiliger, wat ook geruststellend is. Dus in een notendop: één tevreden klant!”