Bij Decospan controleert Peripass de toegang voor vrachtwagenchauffeurs, onderaannemers en bezoekers. David Gesquiere, Facility Manager bij Decospan, legt uit hoe Peripass specifieke oplossingen biedt voor de site in Menen. “Wat voor ons belangrijk was, was de flexibiliteit van het platform. Peripass is in feite een ‘open’ systeem, een softwareoplossing die naar onze noden en wensen kan worden geboetseerd. Dat was eigenlijk wat ons in het algemeen aansprak.”
“Decospan kwam ongeveer 4 jaar geleden voor het eerst in contact met Peripass. Toen stond de software nog in de kinderschoenen. Na een eerste kennismaking en een presentatie van het werfbeheersplatform zijn we naar Alpro in Wevelgem gegaan om een live referentie te zien. Daar werkten ze al met Peripass.”
Peripass is een uniek systeem. Het vergemakkelijkt de communicatie met bezoekers in verschillende talen. Dit is handig omdat we niet alle talen spreken – denk maar aan de chauffeurs uit Oostbloklanden. Peripass maakt het ontvangen op onze site gemakkelijk en geeft ze duidelijke richtlijnen.”
“In België heeft Decospan 2 productiesites in Menen (respectievelijk 5 en 7 ha) en een hoogbouwmagazijn met automatische kranen. In het licht van de bedrijfsfilosofie om in te zetten op Industrie 4.0 en de daarbij horende automatisering, past Peripass dus perfect in deze innovatieve aanpak. Het doel is om de productiesites in België te houden. We zijn een bedrijf met veel technische knowhow. Ondanks de complexiteit van onze sites zal dit alles ons in staat stellen om met hetzelfde aantal mensen hier in Vlaanderen verder te gaan.”
“Peripass is een ‘open’ systeem, een flexibel softwareplatform. Die flexibiliteit was erg belangrijk voor ons.”
“We hebben de grootste vooruitgang geboekt in het vereenvoudigen van de bezoekersstromen en de communicatie met buitenlandse chauffeurs. Ze worden via een sms in hun moedertaal naar de juiste gate geleid. “
“De manier om te registreren is tweeledig. Enerzijds de registratie van bezoekers: klanten en leveranciers. Zij boeken vooraf een afspraak via onze interne medewerkers of technische dienst. Hiervoor gebruiken we de kalenderconnector. Op deze manier ontvangen bezoekers de dag ervoor of ’s ochtends de toegangscode via een E-ticket. In deze e-mail ontvangt de bezoeker een pincode en sturen we ook een instructievideo mee. De showroom is centraal gelegen op het terrein, waar ook vrachtwagens rondrijden. Het is dus niet eenvoudig om de veiligheid te bewaken. In een YouTube-video zie je hoe je het terrein veilig kunt bezoeken en welke route je moet volgen naar de showroom. Je gebruikt dezelfde code om het terrein na het bezoek weer te verlaten.”
“Aan de andere kant is de ontvangst voor vrachtwagens iets anders georganiseerd. Zij krijgen vooraf geen E-ticket. Elke chauffeur registreert zich bij aankomst. Er is een overdekte en beglaasde registratiekiosk voorzien zodat de chauffeurs beschermd zijn tegen regen en wind. Na de registratie krijgen ze een pincode op hun mobiele telefoon, samen met instructies over wat ze moeten doen: ofwel parkeren op de wachtplaats of verder rijden naar een specifieke poort op het terrein. De PIN-code is 24 uur geldig. We hebben ook een video gemaakt voor vrachtwagenchauffeurs, die beschikbaar is voor de transportbedrijven en de chauffeurs.”
“Na registratie krijgen de vrachtwagenchauffeurs via sms een pincode toegestuurd, samen met instructies om te parkeren of naar de juiste poort te rijden.”
“Dankzij het Peripass-platform weten we precies wie wanneer binnenkomt. We hebben verschillende poorten voor het lossen en een aparte set poorten voor vrachtwagens die komen ophalen. Nu controleert één persoon de transporten op locatie met behulp van het logistieke dashboard. Hij kan binnenkomende vrachtwagens naar de juiste poort ‘slepen’. Het platform zorgt ervoor dat er een sms naar de chauffeurs wordt gestuurd, in hun eigen moedertaal, met verdere instructies.”
“Op dit moment missen we nog een koppeling met het ERP. Als bedrijf zijn we aan veel veranderingen onderhevig. Om een uitstekende dienstverlening mogelijk te maken, investeert Decospan volop in Industrie 4.0. Tot op heden was onze organisatie nog niet klaar voor de koppeling met Peripass. Daar gaan we later dit jaar aan werken. Ook de tweede productiesite in Menen, die dateert van eind jaren ’90, zullen we upgraden naar Peripass, zodat ook daar toegangscontrole beschikbaar zal zijn. Dit staat gepland voor het eerste kwartaal van 2021.”
“De grootste vooruitgang is geboekt in het vereenvoudigen van bezoekersstromen. Fysiek is er één groot nadeel op het terrein. De showroom, waar bezoekers en leveranciers worden ontvangen, ligt centraal op het terrein, dus voorbij de slagbomen waar ook de vrachtwagens passeren. Bezoekers moeten zich daarom van tevoren registreren.
Er is intern behoefte aan bewustwording over het gebruik van de juiste systemen en het op de juiste manier ontvangen van bezoekers. Als bezoekers vooraf de pincode ontvangen, is alles eenvoudig. Ze ontvangen de pincode per e-mail om de slagboom te openen.
Iedereen die vooraf geen pincode heeft ontvangen, wordt gevraagd zich handmatig aan te melden bij de kiosk. De PIN-code wordt onmiddellijk per sms verzonden. Alleen dan is het mogelijk om het terrein te betreden. Daarnaast blijven we werken aan de bewegwijzering.”
“We hebben momenteel een capaciteit van 30 tot 40 vrachtwagens die dagelijks de site binnenkomen, zowel onze eigen vrachtwagens als externe transporten. Op dit moment werken we nog met 2 productielocaties die twee kilometer uit elkaar liggen.
We nemen geleidelijk stappen om de voorraad en machines voor de standaardpanelen van het tweede magazijn over te brengen naar deze site. Ons eigen verkeer en derden pendelen momenteel heen en weer tussen de twee productielocaties. Dit zal uiteindelijk overbodig worden als alles is omgebouwd. Het volume extern transport zal op deze site echter aanzienlijk toenemen. In dat geval kan en zal Peripass zijn waarde ten volle bewijzen.”
“Als Facility Manager ben ik ook verantwoordelijk voor de beveiliging. Peripass draagt zeker bij aan de veiligheid van de site door de bezoekersstroom te controleren. Wanneer alle slagbomen en poorten gesloten zijn, wordt de perimeter bewaakt. Vroeger stonden alle ingangen open en konden vrachtwagens binnenkomen. Iedereen reed gewoon naar binnen, dus we hadden geen idee wie er op het terrein was en wie er hoorde te zijn en wie niet. Tegenwoordig kan niet zomaar iedereen het terrein op en is het een stuk veiliger geworden. Wat de veiligheid betreft, biedt Peripass een transparant overzicht van alle geregistreerde bezoekers op het terrein.”
“Peripass biedt voor veiligheidsdoeleinden een transparant overzicht van de geregistreerde bezoekers die op de site aanwezig zijn.”
“Dit jaar hopen we de aanpassing van ons ERP af te ronden en live te gaan met Axapta2012. Hiervoor zullen we extra koppelingen maken met Peripass. Een vrachtwagen die komt lossen heeft een ordernummer, dat in Peripass herkend moet worden. Dan weet de operator aan de receptie meteen om welke vrachtwagen het gaat en voor welke gate hij bestemd is. Daar moet dus extra logica worden ingebouwd. Zonder de koppeling met ERP wordt het ordernummer wel gevraagd aan de kiosk, maar het is geen verplicht veld. Daardoor ontbreekt vandaag nog een stuk logica en gebeurt de dispatching nog steeds manueel via het dashboard. Eens alle informatie gekoppeld is, kan dit geautomatiseerd worden. Het IT-team van Decospan zal hiervoor samenwerken met het implementatieteam van Peripass.”
Ontdek waarom bedrijven zoals Bridgestone, Alpro en Saint-Gobain Peripass gebruiken om hun werven te beheren. Vul het formulier in om te zien hoe onze software werkt.
