Houd de vrachtwagens in beweging met geautomatiseerde VoiceCall follow-ups

Communicatiegaten verstoren de werfdoorstroming

In de meeste logistieke hubs vertrouwen chauffeurs op sms’jes of handmatige telefoontjes om verdere instructies te krijgen na registratie op de parkeerplaats. Het proces kan echter spaak lopen wanneer chauffeurs niet reageren zoals verwacht. Of ze nu de sms missen, de instructies verkeerd begrijpen of gewoon traag zijn met de gevraagde verplaatsing, het resultaat is hetzelfde: de activiteiten stagneren. Een vertraagde dispatch betekent dat andere voertuigen in een file staan, parkeerplaatsen onnodig vol raken en de algehele efficiëntie van de site afneemt.

Meestal dragen de medewerkers de last van de problemen oplossen. Er wordt van hen verwacht dat ze handmatig contact opnemen met chauffeurs die niet reageren, maar dispatchers hebben niet altijd de tijd of capaciteit om elke registratie of afroepstatus nauwlettend in de gaten te houden. Vaak hebben ze nog een heleboel andere verantwoordelijkheden op de werf. Naarmate deze kleine hiaten in de communicatie zich opstapelen, nemen ook de vertragingen toe. Inefficiënties worden gradueel groter; teams worden gedwongen om reactief te reageren en problemen per chauffeur op te lossen in plaats van zich te concentreren op de bredere operationele flow.

AutoCalls voor geautomatiseerde follow-up

Om dit op te lossen, biedt Peripass’ AutoCalls aan: een intelligente, geautomatiseerde manier om communicatiegaten te overbruggen wanneer chauffeurs niet reageren op sms’en. Als een chauffeur geen actie onderneemt na ontvangst van een sms en de werf niet betreedt, escaleert het systeem automatisch door een telefoontje te initiëren met dezelfde boodschap. Deze mulitkanalenaanpak zorgt ervoor dat de kans groter is dat de chauffeur de instructie ontvangt en opvolgt zonder menselijke tussenkomst.

Als de chauffeur nog steeds niet reageert, kan het systeem verder escaleren met behulp van tijdsgebaseerde triggers. Het kan bijvoorbeeld proberen nogmaals te bellen na enkele minuten of de dispatchers verwittigen als de actie nog steeds hangende is. Deze slimme automatisering zorgt ervoor dat problemen niet onopgemerkt blijven en dat de dispatcher alleen wordt ingeschakeld als dat echt nodig is. AutoCalls fungeert als een digitale assistent op de achtergrond en helpt de orde en doorstroming te handhaven zonder de werkdruk van je team te verhogen.

Betrouwbare doorstroming en minder onderbrekingen

Met AutoCalls wordt de communicatie met de chauffeur aanzienlijk betrouwbaarder. Instructies zijn niet langer afhankelijk van één sms. Als dat eerste contactpunt faalt, helpt de AutoCall ervoor te zorgen dat de boodschap wordt ontvangen. Deze controle is vooral waardevol in omgevingen met hoge druk waar zelfs kleine vertragingen gevolgen kunnen hebben voor de hele locatie.

Voor dispatchers betekent het een slimmere follow-up en minder afleiding. In plaats van voortdurend statussen te controleren of chauffeurs te achtervolgen, kunnen ze erop vertrouwen dat het systeem de routinecommunicatie beheert en hen alleen waarschuwt als escalatie nodig is. Hierdoor kunnen ze zich concentreren op activiteiten op locatie, zoals laden, beveiliging of coördinatie, waar hun aanwezigheid het belangrijkst is. En voor de algehele werfstroom is het effect duidelijk: minder vertranging, meer tijdige verplaatsingen en een werf die op rolletjes loopt.