Digitalisering van Belgische CMR’s: hoe voldoen aan de wet zonder de stapel papieren

De Belgische wetgeving vereist dat alle CMR-documenten (vrachtbrieven) een officiële, opeenvolgende nummering hebben. Voor veel logistieke operaties betekende dit dat ze moesten vertrouwen op gedrukte, voorgenummerde papieren formulieren. Een aanpak die het proces vertraagt en de deur openzet voor menselijke fouten, verlies van documenten en kostbare vertragingen. Het handmatig verwerken van elk papier voor elke chauffeur bij de transferbalie is inefficiënt en achterhaald.

De papierloze oplossing: officiële documentnummers in Peripass

Peripass biedt nu een naadloze manier om uw Belgische CMR-workflows te digitaliseren zonder afbreuk te doen aan de compliance. Met de nieuwe functie Officiële documentnummers kunnen logistieke teams digitaal officiële, opeenvolgende CMR-nummers toekennen binnen het Peripass-platform.

Een uniek nummer uit een vooraf gedefinieerde reeks wordt automatisch toegepast telkens een document wordt geüpload. Dit weerspiegelt de functionaliteit van gedrukte voorgenummerde formulieren, maar met alle voordelen van een digitale workflow.

Blijf compliant, blijf efficiënt

Zo werkt het:

• Digitaal CMR-nummers toekennen: Elke geüploade CMR krijgt een officieel, opeenvolgend nummer. Fysieke formulieren zijn niet nodig.
• Gereed voor audits: Alle documentactiviteiten worden bijgehouden, geregistreerd en opgeslagen, zodat ze volledig traceerbaar zijn.
• Naadloze integratie met uw transfer desk: Het platform zorgt ervoor dat de documenten van elke chauffeur klaar, nauwkeurig en direct toegankelijk zijn.
• Afdrukken op aanvraag: Als er een fysieke kopie nodig is, kunnen chauffeurs het document ter plaatse afdrukken.

Meer zichtbaarheid, minder administratie

Met officiële documentnummers heeft je logistieke team volledige toegang tot de documentgeschiedenis. Moet je nagaan welke chauffeur welke versie van een document heeft ontvangen en wanneer? Raadpleeg gewoon hun bezoekersprofiel – elke CMR en bijbehorende actie is met een paar klikken te traceren.

Dit betekent ook dat u niet meer hoeft te zoeken naar zoekgeraakte formulieren, geen ondertekende papieren meer hoeft in te scannen en niet meer hoeft te gissen of documentatie wel goed is ingevuld. Uw hele proces wordt slanker, sneller en veiliger.

Klaar om papierloos te worden?

Door uw CMR-processen te digitaliseren met Peripass voldoet u aan de Belgische wettelijke vereisten en moderniseert u uw activiteiten. De officiële documentnummering elimineert handmatig werk, vermindert foutenpercentages en verbetert de zichtbaarheid in uw hele toeleveringsketen.

Zeg vaarwel tegen papier. Zeg hallo tegen Peripass.