Behoefte aan korte doorlooptijden
Van productie tot in de schappen heeft Harry Brot de snelst mogelijke doorlooptijden nodig om te garanderen dat hun brood en broodjes vers en lekker zijn.
Voordat Peripass werd geactiveerd, had de vestiging in Soltau veel papierwerk en handmatig werk. “Chauffeurs werden via de slagboom binnengelaten en gingen meteen naar het bureau om zich te registreren.” Daar stonden ze in de rij om een incheckbewijs op te halen, waarop ze hun identiteitsinformatie, kenteken en mobiele nummer schreven. Daarna stuurden de ploegbazen hen terug naar hun voertuigen en zeiden: “We bellen je straks om te zeggen naar welke laadkaai je moet gaan”. De administratieve medewerkers moesten vervolgens alle gegeven informatie in het digitale systeem overtypen.
“Chauffeursregistratie is nu veel handiger.”
De chauffeurs registreren zichzelf op een van de twee kiosken. De ploegleider wordt op de hoogte gebracht van hun aankomst en kan ze nu op elk gewenst moment dispatchen. Met een eenvoudig drag-and-drop systeem worden vrachtwagens toegewezen aan een open laadperron. De chauffeur krijgt vervolgens een sms-bericht met alle informatie om naar de juiste kaai te rijden.
Auto-dispatch om files te verminderen
Harry Brot Soltau gebruikt ook de auto-dispatch functie om hun werf te optimaliseren. “Auto-dispatch zorgt ervoor dat vrachtwagens onmiddellijk een parkeerplaats toegewezen krijgen, of ze nu op tijd, te laat of te vroeg zijn. De ploegleider kan meteen zien wanneer een vrachtwagen is aangekomen. Niemand glipt door de mazen van het net en er zijn geen files op onhandige locaties.
Hoewel het dispatchingteam onvermoeibaar werkt om iedere truck zo snel mogelijk een laadkaai toe te wijzen, krijgen alle vrachtwagens sowieso binnen 3 minuten een parkeerplaats in de buurt. “Het vermindert de chaos. Iedereen is waar hij moet zijn. Chauffeurs zijn nu minder dan 30 minuten op het terrein van Harry Brot Soltau, dat is meer dan de helft van wat het vroeger was.”
Data en zichtbaarheid voor een betere doorstroming
“Nu hebben we volledig zicht op alle processen, inclusief hoe lang het duurt om chauffeurs te registreren.”
Hoe gebruiken ze deze data om hun processen te optimaliseren? “Elke status die in Peripass wordt ingevoerd, wordt doorgestuurd naar Transporeon en is voor iedereen zichtbaar, ook voor de transporteur. Zij weten dan dat hun voertuig op de kaai staat, dat het geladen wordt, hoeveel langer het gaat duren,… Omdat we dat allemaal kunnen zien, kunnen we het monitoren en zien of bepaalde vervoerders bijvoorbeeld altijd te laat zijn.”
Het is een continu proces, en ook al is Harry Brot Soltau al meer dan een jaar live met Peripass, ze zijn nog steeds gretig aan het finetunen. “We appreciëren hoe veel rustiger de sfeer is op de werf. Vooral tijdens vakantiepieken hebben onze ploegleiders een koel hoofd nodig.”
“Chauffeurs stonden vroeger vaak in ons kantoor, omdat ze handmatig geregistreerd moesten worden. Ons team moest bijvoorbeeld uitzoeken welke taal de chauffeur sprak. Peripass heeft dat volledig opgelost. De chauffeur kiest zijn taal op de kiosk en alle communicatie verloopt soepel in die gekozen taal.”
Ervaringen van medewerkers, chauffeurs en management
Als datagedrevenbedrijf zijn Harry Brot en het Soltau-team altijd op zoek naar optimalisatie. Dat is ook hun advies: “Zorg er zeker voor dat je de gegevens evalueert nadat je ze hebt verzameld, want de kwaliteit van de data is nu heel anders. We gebruiken die om processen te optimaliseren, de doorlooptijden van vrachtwagens en waar we welke goederen in het magazijn moeten plaatsen, als we twijfelen. Welke dokken zijn vaak bezet en wanneer? Welke niet? En ga zo maar door.”
Met andere woorden, alle gegevens die ze voorheen niet hadden, verbeteren hun operationele processen. Het verkeer op de site wordt aanzienlijk beter gecoördineerd. Ploegleiders hebben meer rust om zich op hun kerntaken te concentreren; daardoor is de kwaliteit van hun werk veel hoger.
“We hebben geen middelen bespaard in de zin dat we minder werknemers hebben, maar onze medewerkers hebben meer tijd voor belangrijke zaken, in plaats van te worstelen met de communicatie met chauffeurs.”
