Chaos beim Check-in? Dann wird es höchste Zeit für einen neuen Ansatz.

Wenn Sie in der Logistik arbeiten, kennen Sie das zu gut. Dutzende LKW kommen auf Ihrem Gelände an, natürlich oft alle auf einmal. Die Fahrer sprechen ein Potpourri an Sprachen. Ein Berg an Papierkram muss erledigt werden. Der Check-in dauert ewig. Am Tor bildet sich ein Stau. Wenn die Fahrer einmal im Yard sind, wird es nicht besser. Wenn endlich ein Dock frei wird, ist der betreffende LKW oft nicht aufzufinden.

An diesen Problemen hat sich in den letzten 20 Jahren wenig geändert. Doch Logistikbetriebe stehen zunehmend unter Druck: schnellere Durchlaufzeiten, kürzere Fristen und mehr LKW, die mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern oder sogar weniger abgewickelt werden wollen. Da muss es Zack auf Zack gehen. Beim herkömmlichen Check-in und Check-out ist das kaum möglich.

Babylonisches Sprachengewirr

Beim Check-in fängt es an. Wenn Fahrer auf dem Gelände eintreffen, melden sie sich am Check-in-Schalter oder beim Pförtner. Oft entsteht schon hier Verwirrung. Fahrer kommen aus ganz Europa und darüber hinaus. Nicht jeder Fahrer spricht die Landessprache. Wenn man dann versucht, zu erklären, wo sie parken sollen oder welches Dock sie ansteuern sollen, kommt es schnell zu Missverständnissen.

Dadurch passieren Fehler: der falsche Anhänger am falschen Dock. Vergeudete Zeit. Geduldsfäden reißen.

Eine Yard Management Software schafft Abhilfe: durch ein digitales Check-in-System mit mehrsprachigem Support, der alle Probleme mühelos in den Griff bekommt. Fahrer bekommen klare, visuelle Anleitungen in ihrer bevorzugten Sprache auf ihre Handys oder am Kiosk. Ohne langwierige Erklärungen und potenzielle Missverständnisse.

Effizienzverluste durch manuelle Abfertigung

Bei der manuellen Registrierung müssen die Fahrer warten, während Ihr Personal Daten einpflegt, die sie längst selber hätten eingeben können. Dokumente werden ausgedruckt, unterzeichnet, gescannt und irgendwo in einem Stapel abgelegt. Unterdessen wird die Schlange vor dem Tor immer länger.

Mit dem digitalen Check-in können sich Fahrer im Voraus registrieren. Sie laden Dokumente hoch, scannen QR-Codes und bestätigen Termine lange vor der Ankunft am Standort. Das reduziert den Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter und die Wartezeiten für alle Beteiligten.

Vor dem Tor staut sich der Verkehr

Spitzenzeiten sollten keinen Angstschweiß auslösen. Aber wenn all Ihre Fahrer im gleichen Zeitfenster von 30 Minuten ankommen und der Check-in ewig dauert, staut es sich vor und auf Ihrem Gelände.

Yard-Management-Systeme wie Peripass stellen dafür verschiedene Lösungen bereit. Dank der Kombination aus mobilen und Kiosk-Registrierungen können mehrere Fahrer sich gleichzeitig registrieren. Die meisten Peripass-Kunden können die Zeit für die Fahrerregistrierung von durchschnittlich 9 Minuten auf 90 Sekunden reduzieren. So können Sie mehr Lkw in kürzerer Zeit abfertigen.

Dank der kontinuierlichen Kommunikation mit den Fahrern können Sie Wartezeiten mitteilen und Fahrer zu Parkzonen navigieren, anstatt sie am Tor warten zu lassen. So bleibt Ihr Standort sicher und der Betrieb wird nicht gestört.

„Wo steckt der Fahrer?“

Eine Beschwerde, die wir immer wieder von Lagermitarbeitern hören: „Wir haben ein freies Dock, aber der Fahrer ist nicht aufzufinden.“ Womöglich hat er am anderen Ende des Geländes geparkt. Womöglich schläft er ja. Egal, woran es liegt: Er ist nicht erreichbar. Diese unnötigen Verzögerungen kommen das Unternehmen teuer zu stehen.

Mit digitalen YMS-Plattformen wie Peripass können Sie alle Fahrer, die sich auf Ihrem Gelände befinden, jederzeit in ihrer Landessprache telefonisch oder per Textnachricht kontaktieren. Keine Mitarbeiter mehr, die auf dem Gelände nach Fahrern suchen. Wenn ein Dock frei wird, werden Fahrer sofort informiert.

Fazit

Effiziente Check-in- und Check-out-Prozesse sind der Schlüssel für agile Lieferketten. Mit der richtigen Yard Management Software reduzieren Sie Störpotenziale, optimieren die Betriebsabläufe und geben Ihrem Personal einen klaren Blick und Kontrolle über die Situation – vom Tor bis zum Dock.

Logistik ist ohnehin schon komplex genug. Der Check-in von Fahrern sollte sie nicht noch komplizierter machen.