Chaos à l’enregistrement : il est temps de repenser l’accueil des chauffeurs
Best practice
18.08.2025
Si vous travaillez dans la logistique, vous connaissez la chanson. Des dizaines de camions arrivent sur votre site, souvent en même temps. Les chauffeurs parlent des langues différentes. Les papiers volent dans tous les sens. L’enregistrement prend un temps fou. Le trafic s’accumule. Et une fois les chauffeurs dans la cour ? Bon courage pour les retrouver quand un quai finit enfin par se libérer.
Un processus qui semble figé depuis 20 ans. Pourtant, la pression ne fait qu’augmenter : des délais de rotation plus courts, des plannings plus serrés, et toujours plus de camions à gérer avec autant, voire moins, de personnel. Aucune place pour les perturbations. Et pourtant, c’est exactement ce que les processus traditionnels d’enregistrement et de sortie continuent de provoquer.
Un défi multilingue
Commençons par les bases. Votre guichet d’accueil ou votre agent de sécurité est souvent le premier point de contact et le premier point de confusion. Les chauffeurs viennent des quatre coins de l’Europe, voire de plus loin. Difficile de se faire comprendre quand les langues se multiplient : expliquer où se stationner ou quel quai rejoindre devient un vrai casse-tête.
Les erreurs s’enchaînent alors : mauvaise remorque au mauvais quai, temps perdu, nerfs à vif.
Un système de gestion de cour permet d’instaurer un processus d’enregistrement numérique, avec un support multilingue. Les chauffeurs reçoivent des instructions claires et visuelles, dans leur langue, directement sur leur smartphone ou via un kiosque. Les instructions sont claires, compréhensibles et sans ambiguïté.
L’administratif ralentit la logistique
L’enregistrement manuel, ce sont des chauffeurs qui attendent pendant qu’un agent saisit des informations qui auraient pu être fournies bien avant. Ce sont également des documents à imprimer, signer, scanner… puis égarés dans une pile. Et pendant ce temps, la file d’attente à la porte ne fait que s’allonger.
Avec un enregistrement numérique, les chauffeurs peuvent s’enregistrer à l’avance : fournir les documents nécessaires, scanner les codes QR et valider les créneaux avant même d’entrer sur votre site. Résultat ? Moins de paperasse pour vos équipes, moins d’attente pour tout le monde.
Embouteillages à la porte
Les heures de pointe ne devraient pas paralyser votre site. Mais quand tous les chauffeurs arrivent dans le même créneau de 30 minutes et que l’enregistrement s’éternise, cela crée des blocages à l’extérieur comme à l’intérieur du site.
Les systèmes de gestion de cour comme Peripass apportent des solutions concrètes. Grâce à l’enregistrement via mobile ou un kiosque, plusieurs chauffeurs peuvent s’enregistrer en même temps. Résultat : la plupart des clients Peripass réduisent le temps moyen d’enregistrement de 9 minutes à seulement 90 secondes. Vos chauffeurs sont pris en charge plus rapidement, et votre site gagne en fluidité.
La communication continue avec les chauffeurs permet aussi de leur transmettre les temps d’attente et de les diriger vers des zones de parking plutôt que de les retenir à la porte. Votre site est ainsi mieux sécurisé, et vos opérations plus fluides.
Quand le chauffeur disparaît
C’est l’une des plaintes les plus fréquentes des équipes en entrepôt : « On a un quai libre, mais impossible de trouver le chauffeur. » Il s’est peut-être garé trop loin, ou bien il dort. Toujours est-il qu’il est introuvable, et chaque minute d’attente finit par coûter cher.
Avec une plateforme YMS numérique comme Peripass, vous contactez directement les chauffeurs, par message ou appel, dans leur langue, dès qu’ils sont sur site. Plus besoin de faire le tour de la cour. Dès qu’un quai se libère, le chauffeur reçoit l’info immédiatement.
Ce qu’il faut retenir
Un check-in et un check-out efficaces sont essentiels pour garder une chaîne logistique fluide. Avec un bon système de gestion de cour, vous éliminez les points de friction, optimisez la circulation sur site, et offrez à chaque équipe plus de visibilité et de contrôle, de la porte au quai.
La logistique a ses défis. L’accueil des chauffeurs ne devrait pas en faire partie.
Vous voulez savoir comment Peripass peut aider votre organisation ?
Découvrez pourquoi des entreprises telles que Bridgestone, Alpro et Saint-Gobain utilisent Peripass pour gérer leurs cours. Remplissez le formulaire pour voir comment fonctionne notre logiciel.
Fini le chaos à la réception, les camions qui font la queue devant les portes dans la rue, les gens qui marchent entre les camions dans les parkings surpeuplés.
Comment garantir le respect des règles de sécurité, une rotation rapide des camions et une utilisation optimale des parkings et des quais de chargement disponibles ?
L'automatisation de l'attribution des tâches empêche les opérateurs de tourner au ralenti, ce qui favorise la productivité sans communication compliquée par talkie-walkie ni retard dans l'attribution des tâches.
